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Wie wir unsere Rechnungen auf dem neuesten Stand halten – und warum unsere Kunden das zu schätzen wissen
Die Rechnungslegung hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Wir haben uns von Fotokopien, Kisten mit Belegen und unübersichtlichen E-Mails wegbewegt hin zu Automatisierung, digitalen Archiven und aktuellen Echtzeitdaten. Aber um nicht nur ein Trend zu sein, sondern eine echte Hilfe für Buchhalter und Unternehmer, muss die Technologie praktisch, zuverlässig und vor allem leicht verständlich sein.
Genau das ist uns dank der Verbindung von Doklado und ABRA Flexi gelungen – Tools, die wir täglich zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen nutzen und die unsere Arbeitsweise verändert haben
Der erste Schritt? Stressfreie Dokumentenerfassung
Stellen Sie sich vor, der Kunde muss nichts mehr persönlich mitbringen, nichts mehr einscannen, nichts mehr an zwanzig verschiedene Stellen weiterleiten.
Alles wird einfach über Doklado gelöst:
- man sendet die Rechnung per E-Mail an eine spezielle Adresse,
- man macht ein Foto des Kassenbons auf dem Mobiltelefon und lädt den Beleg in die App hoch,
- die Mitarbeiter können Quittungen direkt von ihren Fahrten hinzufügen,
- oder werden Dokumente automatisch von verbundenen Diensten importiert.
Auf der anderen Seite läuft eine OCR-Technologie, die wichtige Daten aus jeder Rechnung extrahiert – Lieferant, Betrag, Fälligkeitsdatum – und sie in einem übersichtlichen digitalen Archiv speichert. Kein Abschreiben mehr, kein Durchsuchen von PDFs und kein manuelles Kopieren von Daten.
Intelligente Verarbeitung, die Nerven und Zeit spart
Die App Doklado ist mehr als nur ein „Briefkasten“ für Rechnungen. Es ist ein Werkzeug, das mit Daten arbeitet – es ordnet automatisch Kostenstellen, Aktivitäten oder analytische Konten zu, erlaubt Korrekturen und unterstützt den Genehmigungsprozess. Die Rechnung wird also erst dann erstellt, wenn sie von der berechtigten Person genehmigt wurde.
Für die Unternehmen bedeutet dies mehr Kontrolle, für die Buchhalter weniger Fragen und Unklarheit.
ABRA Flexi - automatisierte Bearbeitung ohne Verzögerungen
Wenn der Beleg bereit ist, wird er an das zweite Werkzeug – ABRA Flexi– weitergeleitet, wo die Automatisierung voll zum Tragen kommt:
- Rechnungen werden automatisch mit Bankbewegungen verknüpft,
- sie werden den richtigen Buchungskategorien zugeordnet,
- das System erkennt Fehler, Duplikate oder unvollständige Daten und schlägt Korrekturen vor.
Der gesamte Prozess läuft in Echtzeit und ohne manuelle Eingriffe ab. Sie laden den Beleg morgens hoch – und schon am nächsten Morgen kann er gebucht, bezahlt und korrekt klassifiziert werden. Kein Stress, keine Verzögerungen.
Und was haben wir davon?
Die Vorteile für uns und für den Kunden liegen auf der Hand:
- Aktueller Überblick – wir wissen, welche Rechnungen bezahlt sind, welche zur Zahlung anstehen und welche noch fehlen.
- Geringere Fehlerquoten – automatische Prüfungen erkennen Duplikate oder falsche Zahlen, bevor sie Probleme verursachen.
- Zeitersparnis – weniger Papierkram, mehr Platz für das Wesentliche.
- Die Daten sind online verfügbar – die Kunden müssen nicht fragen, „ob wir sie schon haben“, sondern können sie selbst nachschlagen.
Zusätzliche Funktionen, die den Unterschied ausmachen
Für fortgeschrittene Benutzer haben wir zusätzliche Funktionen:
- Massenzahlungen – Zahlungen nach Lieferanten werden automatisch zusammengefasst und an die Bank exportiert,
- Automatische Korrekturen in Berichten – Roboterskripte können die Berichterstattung an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.
Diese Funktionen mögen unscheinbar klingen, aber im realen Betrieb sparen sie Dutzende von Stunden und eliminieren Fehler, die sonst Geld und Nerven kosten würden.
Schlussfolgerung: Moderne Buchhaltung, die Sinn macht
Dank der Kombination Doklado + ABRA Flexi haben wir unsere Eingangsrechnungen im Griff – und unsere Kunden behalten Überblick über ihre Verbindlichkeiten. Automatisierung bedeutet nicht weniger Menschlichkeit, ganz im Gegenteil – sie ermöglicht es uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: kompetente Beratung, Planung und Vertrauensbildung.
