Zodpovednosť konateľa pri výkone jeho funkcie II.

05.03.2015

Vo vydaní č.3/2014 sme sa venovali zodpovednosti konateľa pri výkone jeho funkcie a povinnostiam nastaviť vhodné kontrolné prostredie vrátane funkčných interných kontrol. Tento príspevok na túto problematiku nadväzuje.  

Pri výkone prace audítora sa snažíme identifikovať kľúčové interne kontroly, ktoré zabezpečujú funkčnosť kontrolného prostredia firmy. Medzi kľúčové interné kontroly, ktoré často krát nie sú v spoločnosti vhodné navrhnuté alebo implementované patrí najmä:

  • schvaľovanie a podpisovanie bankových prevodov najmenej dvoma osobami,
  • oddelenie zaznamenávania účtovných prípadov a akýchkoľvek schvaľovacích právomocí,
  • dvoj a viac-úrovňové schvaľovanie nákupných a predajných transakcii aspoň od určitej hodnoty; môže byť doplnené-alternované automatizovaným obmedzením právomocí (napr. blok na zľavu z ceny),
  • nedostatočné bezpečnostné opatrenia v oblasti IT prostredia (zdielané a všeobecne známe heslá, nedostatočné zabezpečenie dát proti externému prostrediu, chýbajúce zálohy dát (back-up) a plán obnovy po pohrome (disaster recovery plan).

 

Základnou črtou rozdelenia právomocí v rámci spoločnosti je, že žiadny zamestnanec ani skupina zamestnancov nemá výlučnú kontrolu nad akoukoľvek transakciou alebo skupinou transakcii. Taktiež, kontrola nad spracovaním transakcií by nemala byť vykonávaná osobou, ktorá je zodpovedná za zaznamenávanie alebo reportovanie týchto transakcií. Vhodné rozdelenie právomocí minimalizuje možnosť nezámernej alebo zámernej chyby (ktorá môže byť v určitých prípadoch hodnotená ako sprenevera). Zámerná chyba môže mať charakter nesprávneho vykázania účtovných transakcií a udalostí, ktoré výkazníctvo ovplyvňujú a charakter sprenevery majetku spoločnosti. Nastavenie týchto pravidiel by malo byť formálne a jednoznačne zdokumentované formu interných firemných smerníc. Tieto by mali byť pravidelne monitorované a aktualizované na základe meniaceho ho sa prostredia, v ktorom spoločnosť pôsobí. Takisto, častou chybou je, že kontrola je vykonávaná neformálne (nepravidelne, neúplne a pod.) alebo nie je záznam, že bola vykonaná (napr. podpis zodpovednej osoby).