Sechs Monate für eine Veränderung, die nicht ignoriert werden kann. Die E-Rechnung kommt.
Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung wird ab Anfang nächsten Jahres praktisch jedes Unternehmen in der Slowakei betreffen. Unternehmen haben noch sechs Monate Zeit, sich auf die Umstellung auf die E-Rechnung vorzubereiten und ihre Prozesse an die neuen Anforderungen anzupassen.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail versandte PDF-Datei. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format, das nach einem europäischen Standard erstellt wird und eine automatisierte Verarbeitung in Informationssystemen ermöglicht.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle inländischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen bei Transaktionen mit anderen inländischen Unternehmen, nicht steuerpflichtigen juristischen Personen oder öffentlichen Einrichtungen.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ist jedoch deutlich weiter gefasst. Sie betrifft alle inländischen steuerpflichtigen Personen, einschließlich Einzelunternehmern, Rechtsanwälten, Notaren und Vermietern von Immobilien – auch wenn sie selbst nicht umsatzsteuerpflichtig sind.
„Diese Empfangspflicht ist ebenso wichtig wie die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen, da sie einen wesentlich größeren Personenkreis betrifft“, erklärt Veronika Chválová Rajnohová, Senior Tax Manager bei TPA Slovakia.
Digitaler Zustelldienst und technische Vorbereitung
Ein zentrales Element des gesamten Systems ist der sogenannte digitale Zustelldienst – ein zertifizierter Anbieter von Zustelldiensten, über den E-Rechnungen versendet, empfangen und gleichzeitig in Echtzeit an die Finanzverwaltung der Slowakischen Republik gemeldet werden.
„Bei der Auswahl eines digitalen Zustelldienstes ist es wichtig, auf die Zuverlässigkeit und die technischen Möglichkeiten der Lösung zu achten.“ „Wenn Sie mit dem Anbieter nicht zufrieden sind, können Sie ihn jederzeit wechseln“, erklärt Miroslava Kvočáková, Senior Accounting Manager bei TPA Slovakia. Die Finanzverwaltung veröffentlicht und aktualisiert die Liste der zertifizierten Anbieter laufend auf ihrer Website.
Jedes Unternehmen sollte zunächst seine Rechnungsprozesse analysieren, also feststellen, welche Arten von Rechnungen es ausstellt und empfängt, und prüfen, ob sein ERP- oder Buchhaltungssystem das erforderliche strukturierte Format verarbeiten kann. Auch die Archivierung sollte nicht außer Acht gelassen werden. E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Fachleute empfehlen dabei, neben der XML-Datei auch eine Visualisierung im PDF-Format zu archivieren.
Fristen, erforderliche Angaben und Sanktionen
Der Lieferant ist verpflichtet, die E-Rechnung innerhalb von 15 Tagen nach Lieferung der Waren oder Erbringung der Dienstleistung beziehungsweise nach Erhalt der Zahlung auszustellen und zu versenden. Ab Juli 2030 wird diese Frist auf 10 Tage verkürzt. Die E-Rechnung enthält die wesentlichen Identifikations- und Rechnungsangaben, darunter die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Lieferanten und des Kunden, das Lieferdatum, den Gegenstand der Leistung sowie die für die korrekte Steuerfestsetzung erforderlichen Beträge.
„Wird die E-Rechnung über einen zertifizierten digitalen Zustelldienst übermittelt, hat der Umsatzsteuerpflichtige keine weiteren besonderen Meldepflichten gegenüber der Finanzverwaltung“, ergänzt Veronika Chválová Rajnohová. Die Umsatzsteuer-Kontrollmeldung bleibt bis Juni 2030 in Kraft, da sie auch Transaktionen erfasst, die außerhalb des E-Rechnungssystems abgewickelt werden.
Für die Nichtmeldung, fehlerhafte Meldung oder verspätete Übermittlung von Daten drohen Geldbußen von bis zu 10.000 Euro beim ersten Verstoß und bis zu 100.000 Euro bei wiederholten Verstößen. Im Falle eines Fehlers oder einer nachweisbaren technischen Störung auf Seiten des zertifizierten Zustelldienstleisters wird keine Geldbuße verhängt, sofern der Fehler unverzüglich behoben wird.
Das Jahr 2026 dient als Testphase, in der keine Sanktionen verhängt werden. Unternehmen können das System gemeinsam mit Geschäftspartnern testen, die technisch vorbereitet und an das Peppol-Netzwerk angeschlossen sind.
„Die meisten größeren Unternehmen bereiten sich bereits auf die Umstellung vor, während viele kleinere Unternehmen noch auf einfachere Lösungen warten – beispielsweise mobile Anwendungen für die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen“, stellt Miroslava Kvočáková fest. Auch ein Einzelunternehmer oder eine Friseurin, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, müssen einen Vertrag mit einem digitalen Zustelldienst für den Empfang von E-Rechnungen abschließen – beispielsweise für Miet- oder Stromrechnungen von umsatzsteuerpflichtigen Lieferanten.
